作業マニュアルの必要性




■今回は、ERPパッケージ(システム)の説明書についてお話をしたいと思います。

ERPパッケージ(システム)を導入する場合、
大事なことは、ERPパッケージを導入する会社のための作業マニュアルを作ることです。


確かに、ERPパッケージを開発した業者の方は、膨大な説明書を持ってきます。
取り扱い説明書や帳票の説明書です。
画面の説明、出力される帳票の内容です。

しかし、実際に作業する人がみてもよく分かりません。
自分たちの作業の中でどのように使用するのか想像できないのです。

これらの取り扱い説明書は、実際、仕様を作ったり、プログラムを作っている人が書いています。
それぞれの項目については、説明があります。

でも画面のつながりや、作業との関係がよくわからないのです。

ひとつの例ですが、

製品情報のマスターの入力をおこないます。

製品情報の画面の取り扱い説明書を見て製品情報のデータをセットアップします。
現在使用している他の製品のデータを参考にしながらまったく同じようにセットアップします。

しかし、その製品は動かないのです。

何が問題なのかわかりません。
マスターのどの項目が他のどこの画面に影響しているのかよくわからないのです。
説明する業者の人もよくわかっていない場合もあります。

ERPの会社の人が意地悪をしているように感じます。

そのため、現在使用している、正しいマスターデータをコピーして必要な所のみ修正して使っています。

■これは、問題です。

ワードとかエクセルなどのマイクロソフトオフィスのソフトをお店で買ったことがありますか?

箱の中に、使い方の小冊子がついていますね。
読んだことがありますか?

読んでも全然わからないですね。

結局、書店に行って、「よくわかるワード」とか「よくわかるエクセル」などを買って勉強します。

それと同じです。

■では、どうしたらよいのでしょうか?

ERPの導入する場合、
まずその部署の作業をよく知っている人をERP導入担当にします。
次に、実際にERPの画面を使ってもらい実際の作業を経験してもらいます。
そして、その人に作業マニュアルを作成してもらいます。

作業マニュアルは、

  • 作業フロー
  • 使用する帳票
  • 担当する人
  • 使用する画面
  • 画面の入力方法
  • 他の画面への影響
  • エラーの対処方法
などが含まれた作業フローを作成します。
作業標準書ですね。

その方が、結局、早道になりますし、作業する人がシステムを覚えることができます。
その人が部署のリーダーになり次の人のトレーニングをおこないます。

私が知っている会社は、配送センターにERPの出荷管理を導入しました。
もともと、作業標準書がありましたので、その作業標準書を全部新しい、ERPのシステムを使ったものに
変更しました。

ERPがスタートしたとき、その配送センターのみトラブルが一番少なく、出荷作業を継続できました。
お客様にもほとんど迷惑をかけませんでした。

■あなたの会社の作業マニュアルを作りましょう。






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11:062202